TIETOSUOJASELOSTE - REKRYTOINTI
Henkilötietolaki (523/199) 10 § ja 24 §


1 Rekisterinpitäjä

JTA Connection Oy
Tuotekatu 8
33840 Tampere
puh. 03 273 1665


2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Talouspäällikkö Satu Miettunen puh. +358 400 574 032, satu.miettunen(at)jtaconnection.fi


3 Rekisterin nimi

Rekrytointirekisteri


4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on vastaanottaa, käsitellä ja säilyttää JTA Connection Oy:stä työnantajana kiinnostuneiden työnhakijoiden työhakemuksia. Henkilötietoja käsitellään mahdollisesti syntyvää työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi. Työnhakijoiden henkilötietojen käsittely on välttämätöntä työhakemusten käsittelemiseksi ja rekrytoinnin toteuttamiseksi.
Rekrytointilomakkeella annetut tiedot tallennetaan JTA Connection Oy:n rekrytointirekisteriin, jonka teknisestä toteutuksesta vastaa C&Q Systems Oy. Rekisteriin tallennetaan lomakkeella ilmoitetut tiedot, joita käytetään ainoastaan hakemuksen käsittelyyn, vastaamiseen sekä niistä tehtävän koontiraportin toteuttamiseen. Järjestelmän toimintojen avulla voidaan hallinnoida oman henkilöstön ja rekrytoitavien henkilöiden henkilöstötietoja sekä selvittää, hallita ja analysoida em. henkilöjen osaamistietoja koulutus- ja kehittämistoimenpiteiden suunnittelua varten.


5 Rekisterin tietosisältö

Rekrytointirekisteriin tallennetaan ainoastaan rekrytointilomakkeella ilmoitetut perustiedot (nimi, osoite, muut yhteystiedot, syntymäaika), ansioluetteloa koskevia tietoja (koulutus, erityisosaaminen, työhistoria, kielitaito, valokuva), hakijaa kiinnostavan työn yksilöintitiedot, haastatteluun ja testaukseen liittyvää tietoa sekä liitetiedostona lähetetty hakemus että muut mahdolliset vapaamuotoisesti annetut lisätiedot.


6 Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoa saadaan rekisteröidyltä itseltään hänen suostumuksellaan rekrytointiprosessissa tai rekisterinpitäjän omassa toiminnassa tallennettaessa henkilötietoja tai osaamiskartoitusten tietoja järjestelmään.


7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterinpitäjä luovuttaa henkilötietoja ja osaamiskartoitusten tuottamia raportteja omalle henkilöstölleen. Toimittaja ei luovuta mitään henkilötietoja tai osaamiskartoitustietoja eteenpäin.


8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. C&Q Systems hankkii palvelimien ylläpitoon liittyvät palvelut Festum Software Oy:ltä. Festum Software Oy:n tuotantopalvelimet sijaitsevat Suomessa sijaitsevassa palvelinkeskuksessa.


9 Rekisterin suojauksen periaatteet

a. Manuaalinen aineisto
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon pääsy on rajattu organisaatiossa niille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä suorittamiseen.

b. ATK:lla käsiteltävät tiedot
ATK:lla käsiteltävät tiedot sijaitsevat verkkolevyillä, joihin on pääsy vain organisaation koneilla, jotka on liitetty organisaation verkkoon, joko organisaation toimipisteen oman verkon kautta tai toimipisteen ulkopuolisilla paikoilla VPN yhteyden avulla. Niiden käyttöoikeudet on rajattu organisaation sisällä niin, että vain ne henkilöt jotka sitä työtehtäviensä suorittamiseksi tarvitsevat pääsevät tietoihin käsiksi.
Hakijatietoja säilytetään aina luottamuksellisesti, eikä hakijoiden antamia hakemustietoja luovuteta rekrytointiprosessin ulkopuolelle. Luottamuksellisuus tarkoittaa, että hakijatiedot ovat vain niiden henkilöiden saatavilla, jotka ovat näiden tietojen käyttöön oikeutettuja.
Kaikki C&Q Pro -verkkopalvelun tuotantoympäristön web- ja sovelluspalvelimet on suojattu julkisten toimijoiden myöntämillä SSL-sertifikaateilla. Lisäksi kirjautuminen on ohjattu tapahtumaan suojattua HTTPS -yhteyttä käyttäen. Toimittaja huolehtii, että sen vastuulla oleva ohjelmistopalvelu ja toimintaympäristö, kuten laitteet, palvelutuotannon tilat ja toimitilat, ovat asianmukaisten tietoturvakäytäntöjen mukaisesti suojattu tietoturvariskejä vastaan ja että suojaukseen ja tiedonvarmistukseen liittyviä menettelyjä noudatetaan. Yksilöidyt tiedot käy ilmi C&Q Systemsin Tietosuojaselosteesta.


10 Tarkastusoikeus

Rekisterinpitäjä huolehtii, että rekisterissä olevalla henkilöllä on henkilötietolain mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu ja tarvittaessa oikeus vaatia korjaamaan virheelliset tiedot tai poistamaan omat tietonsa rekisteristä. Rekisterinpitäjä vastaa henkilötietojen tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tietojen korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta ja poistamisesta C&Q Pro -verkkopalvelujen toimeksiantosopimuksen voimassaoloajan.
Toimeksiantosopimuksen päätyttyä ellei kirjallisesti ole toisin sovittu, Toimittaja luovuttaa Rekisterinpitäjän aineiston Rekisterinpitäjälle 30 päivän kuluessa Rekisterinpitäjän kirjallisesta pyynnöstä. Rekisterinpitäjän aineisto sisältää järjestelmään tallennetut organisaatio- ja henkilöraportit ja osaamiskartoitukset. Aineisto luovutetaan Excel- tai PDF-muodossa pakattuna zip-tiedosoon tai muistivälineeseen.
Toimittajan velvollisuus säilyttää Rekisterinpitäjän aineistoa päättyy yhden vuoden kuluttua sopimuksen päättymisestä, jonka jälkeen toimittajalla on velvollisuus kustannuksellaan tuhota Rekisterinpitäjän aineisto, ellei Rekisterinpitäjä ole kirjallisesti pyytänyt aineiston säilyttämistä. Toimittajalla on kuitenkin oikeus tuhota tai säilyttää Rekisterinpitäjän aineistoa siltä osin, kuin Toimittaja on tähän velvollinen lain tai viranomaismääräyksen perusteella.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa ja saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti osoitteeseen: tietosuoja(at)jtaconnection.fi

Tarkastuspyynnössä tulee ilmetä seuraavat asiat:
• Nimi
• Mikä henkilön yhteys rekisterin pitäjään on ollut (esim. työsuhde)
• Ajanjakso tiedoille

Tarkastuspyynnön saatuaan rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Tämän jälkeen sovitaan aika tapaamiselle, jolloin rekisteröity saapuu rekisterinpitäjän luokse vahvistamaan henkilöllisyytensä ja noutamaan tarkastuspyynnössä pyytämiään tietoja.

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjä huolehtii oman henkilöstönsä ja työnhakijoittensa oikeudesta rekisteriin talletettujen tietojen korjaamisesta. Rekisterinpitäjän velvollisuutena on informoida, miten pyyntö tulee tehdä ja mihin se osoitetaan.


12 Tietojen poistaminen ja säilytysaika

Säilytysaika rekrytointirekisterissä olevien lomakkeiden tiedoille on 2 vuotta. Jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii, voidaan rekisterissä olevan tiedot poistaa aikaisemmin.


13 Rekisteriin tallennettavien informointi

JTA Connection Oy:n internet sivuilla on nähtävissä tietosuojaseloste.